안녕하세요. 오늘은 공문서에 대해 알아볼까 합니다.
공공언어는 국민에게 전달되는 언어입니다. 국민의 처지에서 불편함을 느끼지 않도록 주의해서 사용해야 올바른 사용법입니다. 또한 공문서를 읽을 때 국민이 어렵고 딱딱한 내용을 부드럽게 받아들일 수 있도록 정돈된 표현을 쓰는 것이 좋습니다.
공문서 작성법
1. 두문
두문에는 발신 기관명, 수신자를 꼭 작성해야 합니다. 그다음 발신 기관명 업체의 경우에는 업체명을, 개인인 결우 성명을 입력합니다. 수신자는 기관장의 직위를 작성해야 합니다.
2. 본문
본문에서는 전달하고자 하는 내용과 제목을 작성하면 됩니다. 제목은 깔끔하고 알기 쉽고 명확하게 작성해야 좋습니다. 본문은 어느 부분보다 중요한 부분입니다. 여기에는 몇 가지 규칙이 있습니다. 항목을 나누거나 내용을 정리할 때 기호를 사용하며, 항목 간 일정하게 간격을 나타내줍니다. 만약 내용이 길다면 줄 바꿈을 이용하여 깔끔하게 정리해야 합니다.
3. 결문
결문은 마지막이며 발신 명의와 문서를 작성한 사람의 정보가 필요합니다. 또한 결재를 받은 사람들의 정보도 입력을 해야 합니다. 생산 등록번호 등 업체나 개인의 정보도 적어줍니다. 여기에도 몇 가지 주의사항이 있습니다. 띄어쓰기는 규칙 있게 해야 하며, 날짜, 시간 그리고 금액도 정확하게 표기해야 합니다.
어려운 용어보다는 이해하기 쉬운 표현을 작성하는 게 좋으며, 줄임말 사용은 되도록 줄여야 합니다. 또한 불가피하게 써야 할 때는 용어에 대한 설명을 덧붙이는 것이 좋습니다. 어려운 한자를 남용해서는 안됩니다. 외국어를 번역한 느낌이 나는 표현은 피하고 우리말다운 자연스러운 표현을 써야 합니다.
감사합니다.
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